Журнал регистрации трудовых договоров

zhurnal-registratsiiУчет трудовых договоров, заключенных с сотрудниками должен проводится всегда. Хотя его относят к внутреннему учету, но при проверке организации инспекцией по трудовым отношениям между работодателем и сотрудникам, у нее могут возникнуть злободневные требования к его ведению, а главное – к наличию этого учета.

Все входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в отдельных книгах, также все трудовые договоры, а порой и дополнительные соглашения с сотрудником к основному договору должны быть зафиксированы в журнале.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп.соглашений

Заключенные с сотрудником трудовые договоры и дополнительные соглашения на выполнение отдельной работы должны где-то фиксироваться, как раз для этих целей и нужно вести  журнал регистрации.

Трудовые законодательные акты не регламентируют ведение журнала регистрации, но это большое подспорье для любой малой или большой организации: всегда можно  отследить дату заключения договора или его окончание, какие дополнительные соглашения были заключены с работником предприятия.

Учет и регистрация трудовых отношений в любой форме будут способствовать защите прав и законных интересов, как самого сотрудника, так и его работодателя.

Если трудовой договор или дополнительное соглашение зарегистрировано в журнале, то у этих документов уже есть юридические основания для установления даты заключения договора, и срок его окончания.

Не допускается подтасовка любых данных, в том числе и изменять даты.

Журнал для регистрации трудовых договоров и доп.соглашений:

  1. Позволяет отслеживать любые трудовые отношения между работодателем и сотрудником, в том числе и заключенные соглашения на работу по совместительству или совмещению;
  2. Позволяет составляет статистические отчеты;
  3. Облегчает поиск необходимой информации о начале или окончании трудовых отношений;
  4. Позволяет установить причину окончания трудовых отношений, исходя из приказов руководителя предприятия.
  5. Также в нем отображена информация  о выдаче договора сотруднику на руки, либо об окончании трудовых отношений с сотрудником.
Поскольку журнал относят к юридическим документам, то у него существует определенный срок хранения – всего 75 лет. Нормы ведения журнала регистрации определены в «Перечне типовых документов», и определены общими требованиями по ведению делопроизводства.

В журнале регистрируются все издаваемые руководством предприятия приказы в отношении трудовых договоров, например:

  • Приказ о зачислении на работу или увольнении сотрудника;
  • Переводе на другую должность или в филиал компании;
  • Приказы о наложенных взысканиях или поощрениях сотрудника;
  • Уход в очередной, учебный или декретный отпуск и др.

Если компания небольшая, то все данные можно регистрировать в одной книге, но а для больших организаций лучше завести отдельные  регистрационные журналы о приеме и увольнении, об уходе в отпуск или о заключенных дополнительных соглашений с сотрудником на исполнение работ по совместительству или совмещению.

Зачем нужен журнал регистрации?

Все записи, которые проведены в журнале регистрации, приобретают юридическое значение, поскольку в нем проставлены дата  оформления трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Также в журнале проставляются подписи кадрового агента и самого сотрудника.

zhurnal

Любые конфликты, которые могут возникнуть на предприятии,  с разбирательством в судебных инстанциях, не могут быть разрешены без этого документа.

Суд встанет на строну сотрудника, если он решил разрешить свои претензии к работодателю в суде, если руководитель или сотрудник кадрового отдела не сможет предъявить для разбирательства журнал регистрации трудовых договоров: это юридическое действие, и без этого обоснования работодатель может быть признан виновным  по существу предъявленного иска, и суд обяжет его уплатить неустойку за вынужденный прогул сотрудника.

Хотя журнал регистрации и не обязательный документ в делопроизводстве, но он может сыграть важную роль  в разрешении любых споров между сторонами в трудовых отношениях.

Многие предприниматели предъявляют требования к сотруднику при приеме на работу: предъявить справку с прежнего места работы, и если такой журнал  не ведется на старом рабочем месте, то и получить вожделенную справку будет очень проблематично.

Все возникшие трудовые отношения регистрируются в журнале трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудником, и если нет записи о регистрации приказа на трудовое соглашение, то и невозможно будет впоследствии доказать, что сотрудник работал дополнительно по окончании основного рабочего времени или совмещал и другую работу.

Обязательно ли вести журнал?

Нет строгих ограничений по его ведению, некоторые небольшие компании не хотят нанимать дополнительного сотрудника для оформления журнала.

Но как показывает практика, этот документ может помочь в разных спорных моментах, которые могут возникнуть между сотрудником и работодателем, к тому же в нем есть данные и выходе приказа о зачислении на работу, дата заключения договора, что немаловажно в разных сложных ситуациях.

Если компания хочет обезопасить себя от возникновения разного рода трудовых конфликтов, то лучше вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудником.

Правила заполнения журнала

На самом деле нет унифицированной формы журнала, но есть некоторые требования к графам.

В журнале регистрации трудовых договоров и доп.соглашений обязательно должно быть:

  1. Строки порядковых номеров регистрации. В этой графе также указываются дата проводимой регистрации договора;
  2. В следующей графе заполняют данные трудового договора: порядковый номер дату заключения. Кроме основных данных в ней можно указать сведения о дополнительных трудовых соглашениях с сотрудником.  Но можно эту запись сделать в отдельно расположенной графе;
  3. Затем указывается в отдельной графе фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым заключен трудовой договор, его должность и номер приказа, по которому его зачислили в штат сотрудников;
  4. В следующей графе указывают ФИО сотрудника, который провел регистрацию договора;
  5. Также можно выделить отдельную строку для примечаний, в ней прописываются сведения о сотруднике и его занимаемой должности по основному или дополнительному договору;
  6. Если сотрудник будет работать по срочному или долгосрочному контракту, то для этих целей оставляют еще одну графу.

Поскольку журналы должны храниться длительное время, то к ним предъявляются и другие требования:

  • К обложке. Она должна быть из жесткой бумаги или картона;
  • К бумаге: листы должны быть плотными;
  • На титульном листе регистрационного журнала прописывается полностью наименование организации, и проставляется начальная дата заполнения. По его окончании также проставляют соответствующую дату;
  • Страницы регистрационного журнала заранее пронумеровывают;
  • На первой странице можно привести пример заполнения всех граф документа;
  • На 2 странице указываем ответственных за заполнения журнала лиц;
  • В последней странице журнала прописывают, что журнал закрыт такого-то числа, в нем содержится столько-то страниц, и что его сдали на архивное хранение.

Кто должен заниматься ведением журнала?

Поскольку делами кадров на производстве занимается кадровая служба, то и ведение регистрации всех приказов, касающихся работы сотрудников, занимается отдел кадров на крупном производстве или отдельный сотрудник  в небольшой компании.

Регистрация трудовых договоров будет означать, что ему присвоен определенный порядковый номер и данные договора занесены в регистрационный журнал. И только после внесения регистрационных данных  трудовой договор приобретает юридическое значение, то есть после прохождения регистрации приказа о заключении трудового соглашения, оно вступает в силу.

Любая проверка контролирующих органов может испросить этот журнал для проверки: ведь многие руководители фирм могут и не оформлять трудовые соглашения со своими сотрудниками. Наличие соответствия с числом сотрудников и заключенных соглашений значительно снижает штрафные санкции в отношении руководителей предприятий по условиям предоставления рабочего места.

Внесение изменений в журнал

При заполнении регистрационного журнала не допускаются изменения записей.

Если такое случилось, то следует действовать по следующему алгоритму:

  1. Журнал следует закончить, и начинать записи уже в новой книге.
  2. На последней странице книги, где были внесены неверные сведения, делают отметку о причине закрытия, а новом регистрационном документе вписывают уже верные данные.
Одной из основных ошибок регистрации – это запись в первой графе не порядкового номера, а номера приказов о зачислении сотрудника на работу.

Электронная форма журнала регистрации

Внедрение электронного документооборота – последнее слово в организации учета. Предлагаем вашему вниманию обзоры нескольких программных продуктов и сервисов для организации регистрации трудовых договоров в режиме реального времени:

Программа «Договор Партнер»

Удобный и понятный интерфейс позволяет без особых трудностей создать реестр всех трудовых договоров. Здесь предусмотрен ввод всей нужной информации о документе: номера регистрации, даты заключения  трудового соглашения и других важных параметров. Созданный электронный документ позволит легко проводить навигацию и за короткое время найти нужный договор.

Программа предоставляется в 2-х вариантах: платном и бесплатном. Разумеется, в бесплатном варианте урезаны некоторые функции и работоспособность, что нельзя сказать о платной, полной версии.

Кадровые сотрудники смогут значительно уменьшить рабочее время, использую программное обеспечение, на регистрацию трудовых отношений и высвободить время для другой работы.

Сам пользователь может задать программе нужные параметры для регистрации договоров, ее можно настроить так, что будет выдаваться сообщение об окончании заключенного договора за несколько дней до окончательной даты.

Все нужные документы легко можно отправить на печать или конвертировать в офисные документы:

  • word;
  • excel;
  • html.

Также имеется возможность просмотреть журнал на экране. Программа не позволит внести изменения в уже зарегистрированный документ, в ней установлена защитная функция от исправлений.

Запустить работу программы можно от имени администратора, пользователя с разным функционалом: для ввода нужной информации или только для просмотра и согласования.

Облачный сервис формирования и управления документооборотом DirectumRX

Этот сервис позволяет создавать регистрационные документы и сразу архивировать их, что достигается автоматизацией документооборота в компании.

Можно воспользоваться уже готовыми шаблонами, которые предлагает сервис, а можно загрузить свои образцы через специальную форму. Для удобства использования сервиса документы можно связать между собой, например, к основному трудовому договору добавляются приказы на предоставления отпуска или о дополнительном соглашении.

Работать с сервисом можно по договору, предоставленному разработчиками сервиса и пользователями, они же установят необходимые модули для работы с многоуровневым сервисом.

Пример заполнения журнала

Primer-zapolneniya-zhurnala

 

Образец журнала

Образец журнала регистрации трудовых договоров Вы можете скачать по следующей ССЫЛКЕ.

Мария Агеева

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.

мои статьи прочитали уже больше 20 тысяч человек

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*