Журнал регистрации приказов по личному составу

zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomy-sostavyДля того чтобы вести отчетность на предприятиях используют множество бумаг и файлов, одним из них считается журнал регистрации приказов по личному составу.

В журнал заносят следующие данные:

  1. О приеме на работу сотрудников;
  2. Переводах;
  3. Увольнениях.

Они являются очень необходимыми в нормальной жизнедеятельности каждой организации, так как именно по нему бухгалтерия рассчитывает заработную пату для каждого сотрудника, а также премии и другие поощрения в денежной форме. Давайте разберемся, как правильно вести данные документ и какие особенности стоит при этом учесть.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Если вы когда-либо брали кредит, вы наверняка знаете, что банки просят предоставить им множество документов, один из которых – заявление о приеме на работу. Так, в данном документе вы сможете найти все приказы которые были вынесены и касались сотрудников данной организации. Имеет он большую силу при каких-либо спорах или даже судебных разбирательствах, так как являются своеобразным гарантом и подтверждением всех действий.

Согласно закону, который был издан в 2000 году, приказы о приеме на работе, переводе или увольнению, а также любые документы, которые могут иметь силу в кадрах должны быть отдельно записаны и оформлены. Именно по этой причине в каждой организации ведется свой учет данных по работникам, отображается он в журнале регистрации приказов по личному составу.

Так, в этом документ должны отображаться моменты, которые касаются работы персонала – это могут быть документы:

  1. О внутреннем переводе;
  2. О внешнем переводе;
  3. Кроме этого отдельно фиксируется движение работников из фирмы и в нее.

Именно по этой причине ведение данного журнала является важной обязанностью внутри жизни каждой фирмы.

Важно понимать, что согласно прописному закону Российской Федерации от 2000 года, документы о личном составе требует отдельной регистрации и не могут быть засчитаны в общем потоке документов.

Все дело в том, что все эти документы характеризуют деятельность субъектов, а потому гарантируют им выполнение их прав и обязанностей. Причем, абсолютно неважно, являются и ваши работники гражданами РФ или других стран, данный закон остается действенным для всех организаций.

Работа является товаром, который можно купить, но вот ее собственники – люди, а потому требуют отдельного отношения и оформления к себе.

На практике, разграничение бумаг поможет не только вам вести правильную документацию, но и в случае проверки или судебного разбирательства быстро предоставить нужные справки и тем самым уйти от проблем.

Также, стоит знать, что все приказы после которых субъект может не присутствовать на работе требуют отдельного ведения, так это могут быть документы:

  • Об отпуске;
  • Отгуле;
  • Больничном.

Данный документ помогает отследить, как и куда движется рабочая сила. Поймите, что журнал может понадобиться вам не только при спорах и разбирательствах, также его часто используют для анализа работы сотрудников и реорганизации какого-либо процесса.

Важно знать, что при переводе, несмотря на то, что сотрудник продолжает свою деятельность, его поток будет считаться внешним, потому как в документах это будет оформлено как увольнение и принятие на работу в новом месте.

Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу?

Журнал регистрации приказов по личному составу необходим для того чтобы узаконить действия на предприятиях. Но, в организации все обстоит немного иначе, ведь помимо оформления основных документов они должны быть зарегистрированы в специальном журнале.

Для этого необходимо:

  1. Дать документу номер;
  2. Вписать данный номер в журнал регистрации приказов.
Это поможет упорядочить документы, а также обеспечить объектов от мошенничества и подделок.Дело в том, что даже если кто-то попытается подделать документ. Сделать это будет невозможно, так как он не будет оформлен по номеру в журнале.

Кроме этого, данный документ также помогает в случаях, когда обманщики пытаются изменить документ оформив его предыдущим числом. Для того чтобы он выполнял свои функции и играл важную роль, его нужно пронумеровать и прошить. Именно в этом случае, он будет надежно защищен он подделки и изменений.

Приказы по личному составу — что это и какие приказы регистрируются?

zhurnal-registracii-prikazovВ журнале должны быть прописаны не все документы, а лишь те, которые относятся к личному составу сотрудников. По закону, это могут быть:

  • Приказ о взятии на место работы – совершенно не имеет значения какой вид договора заключается, для сотрудника это может быть основная работа или же по совместительству. Кроме этого тут фиксируется, и работа с неполным рабочим днем, и с вахтовым методом.
  • Приказ о перемещении сотрудника в другую должность – тут может иметь место не только документ о переводе, но и приказ о повышении в должности, и даже уведомление об изменении заработной платы сотрудника.
  • Приказ о поощрении сотрудников – это может быть премия, полученная за заслуги перед фирмой или по какой-либо другой причине. Кроме этого сюда могут относиться любые деньги, которые достались сотруднику сверх его заработной платы.
  • Приказ об увольнении сотрудника – тут должны быть зафиксированы любые приказы, которые будут обозначать прекращение с сотрудником любой трудовой деятельности. В независимости от того будет и это его собственное желание или увольнение по статье.
  • Приказ о длительной командировке, которая может быть заграницей, или же связана с уходом за ребенком. Кроме этого отдельным пунктом стоит отметить работу, связанную с рисками вредных действий на объекта.

Кроме выше перечисленных пунктов, отдельной графой должны идти какие-либо кадровые распоряжение с высоким уровнем срока годности. Так, будут иметь место:

  1. Документ об оплачиваемом отпуске;
  2. Документ о каких-либо недолгих командировках;
  3. Документ об взысканиях или штрафах;
  4. Постановление о праздниках других выходных днях.

Так, эти документ могут возникать ежедневно и должны быть упорядочены согласно букве закона. После, в случае проверки или каких-либо разбирательств, данный журнал станет отличным доказательством правдивости действий. Именно данный журнал помогает сотрудникам систематизировать полученную ими информацию и сохранить предприятие от мошенничества.

Заполнение журнала регистрации приказов по личному составу

В законодательстве нет четкой структуры о оформлению бланков и журнала регистрации. Именно поэтому, организации сами выбирают как им будет удобнее вести данные записи.

Но, на практике, она должна одержать следующие данный для нормального функционирования:

  • Номер издаваемого документа;
  • Дата того же документа;
  • Номер, который будет присвоен приказу;
  • Какой именно документ был издан – это может быть приказ о приеме на работу, об отпуске, переводе, увольнения и т.д.
  • Данные о сотруднике, которого касается данный приказ;
  • Документы или закон на основе которого был вынесен данный документ;
  • Подпись сотрудника, чьи данные были внесены о том, что он ознакомлен с данным документом;
  • Данные о сотруднике кто составлял документ и вноси о нем данные в журнал регистрации приказов;
  • Подпись кадрового работника о том, что в документах не допущено ошибку;
  • Какие-либо дополнительные сведения, если они необходимы.

На больших предприятиях, где документация составляет огромную часть деятельности, разбирают журналы в соответствии с видом документов. Так, у данных организаций, существуют свои законы по поводу того какой вид документа должен быть учтен.Это могут быть отдельные журналы по командировкам, больничным листам и т.д.

Если же на производстве используют один журнал, для того чтобы не запутаться в информации используют собственные индексы в зависимости от документа:

  1. Для личного состава он будет ЛС;
  2. Для больничного –Б;
  3. Для отпуска – О;
  4. Если же дело касается командировки, то – КМ.

Так, данные могут быть помечены или в листах регистрации или же на самом журнале.

Кто должен вести журнал?

Журнал является достаточно кропотливым и ответственны занятием, а потому для его ведения достаточно часто нанимают специальных людей, которые будут отвечать за него. Так, данный сотрудник, может быть назначен:

  • Как обычного работника, предоставив в его распоряжение данный документ;
  • Как особого специалиста по делопроизводству, тем самым возлагая те же самые функции, лишь меняя название его должности.

Важно знать, что журнал должен вестись каждый день, а потому если данный кадровый работник уходит в отпуск или берет больничный, то ведение журнала не должно быть приостановлено. В таком случае, должен быть назначен другой сотрудник для того, чтобы продолжить данную работу.

Если отпуск у сотрудника будет длительный, например, по уходу ребенка или беременности, организация может нанять временного работника для выполнения данной функции, пока не вернется основной сотрудник.

Когда заполняется журнал регистрации приказов?

Согласно закону, данный журнал должен формироваться с первого дня работы предприятия, так как в нем должны быть зафиксированы абсолютно все документы фирмы.

zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomy-sostavy-obrazecТак как в законодательстве Российской Федерации нет четко предусмотренных законов по поводу оформления данного журнала, то все особенности должны быть решены на фирме, лучше всего будет создать нормативный документ, который предупредит в будущем ошибки или неточности. Так, например, многие фирмы, в первые дни своей работы создают специальные документы «О ведении делопроизводства», тем самым регламентируя все дальнейшие вопросы со стороны сотрудников.

Если же вы не хотите мучиться и составлять свои приказы, а в последующем печатать свои журналы, вы всегда сможете купить уже готовый вариант журнала регистрации приказов. Так, найти его можно в интернете или же в книжном магазине.

Так, данные формы были разработаны кадровиками, и теперь успешно используются организациями по всей стране. Кроме того, существует их несколько типов, и зависеть будут только от вашего желания. В магазинах вам могут предложить:

  • Прошитый журнал;
  • Пронумерованный;
  • Опломбированный документ;

В интернете вы можете просмотреть все варианты, и если вас что-то не будет устраивать сделать свой на их основе.

Единственным условием, которое является обязательны это заполнение этого журнала с первого дня работы данной организации.

Требования к оформлению

Несмотря на вольную форму, журнал должен иметь твердую обложку и четко установленную форму. На самой обложке должно быть имя организации и ее индекс.

Второй лист является титульным, по правилам, он должен содержать:

  • Имя фирмы – не стоит указывать тут какие-либо реквизиты или дополнительные данные;
  • Название самого документа;
  • Дата срока годности журнала, а точнее когда его начали вести и закончили;

На следующей странице необходимо четко выписать сотрудников, которые могут вести журнал, она должна содержать следующие данные:

  • Должность сотрудника;
  • ФИО;
  • Личная подпись работника;
  • Срок, за который лицо должно вести данный документ;
  • Реквизиты документа о назначении данного сотрудника на эту должность.

Начиная с первой страницы, все последующие должны иметь четкую нумерацию, для того чтобы отследить целостность документа. После этого, журнал необходимо опломбировать и сшить. На пломбе должна содержаться информация по поводу количества листов в данной книге. Все это должно быть закреплено подписью и печать начальника организации.

На последнем листе документа должна быть отмечена точная дата, когда записи были окончены, а также информация о том, почему и кем был закрыт данный журнал.

Электронная форма журнала

Кроме бумажного вида, данный документ можно вести и в электронном варианте. Следует помнить, что второй случай является более опасным, потому как может быть отредактирован. В таком случае, если использовать электронный вариант необходимо поставить на него специальную защиту, для того чтобы избежать каких-либо исправлений со стороны. Все правила, которые были использованы и описаны ранее, автоматически перебрасываются и используются для электронного варианта.

Сделать это можно с помощью двух программ:

  1. 1С – программа в которую будут автоматически загружаться все документы, оформленные в ней;
  2. MS Exel– создается вручную и служит для внутреннего использования.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Образец журнала регистрации приказов по личному составу вы можете скачать по следующей ССЫЛКЕ.

Мария Агеева

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.

мои статьи прочитали уже больше 20 тысяч человек

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*