Личная карточка работника

5615_intervew_3При приеме в штат нового сотрудника, специалист отдела, отвечающего за учет кадрового состава, обязан в соответствии с распорядительным документом о его зачислении оформить личную карточку, имеющую унифицированную форму Т2. Эта форма является документом, в котором регистрируются и хранятся личные данные персонала предприятия. Информация в форму Т2 вносится из документов, содержащих персональные сведения, а также со слов сотрудника, на которого она заполняется. Достоверность всех данных, зафиксированных в карточке, работник должен завизировать своей подписью, которая проставляется в конце 2-го раздела.

Документы, которые понадобятся при заполнении

Документы, являющиеся основанием для внесения данных в личную карточку:

  • документ, подтверждающий личность;
  • документ о трудовом стаже;
  • документ, выданный военным комиссариатом для лиц, имеющих военную обязанность;
  • документ об образовании;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • распорядительный документ о приеме в штат.

Правила заполнения личной карточки работника

Для заполнения личной карточки работника необходимо обладать соответствующими знаниями в области документооборота и придерживаться установленных норм и правил. Для сотрудников с большим трудовым стажем это не составляет никакого труда.

Бланк (форма Т-2)

Бланк Т2
Скачать бланк (форма Т-2)

Чтобы корректно заполнить форму Т2 необходимо соблюдать следующие правила:

  1. Наименование предприятия фиксируется в карточке так же, как и прописано в уставных документах.
  2. Табельный номер сотрудника должен состоять не более чем из 6 цифр. Он не изменяется на протяжении всего времени работы.
  3. ИНН и СНИЛС переписываются со свидетельств, выданных соответствующими государственными органами. С 2015 года наличие ИНН у работника является обязательным.
  4. В ячейке «Алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника.
  5. Характер работы должен быть идентичен положениям, содержащимся в трудовом договоре относительно этой позиции, и может иметь 2 значения: «постоянно», «временно».
  6. Информация о виде работы должна быть зарегистрирована по распорядительному документу о зачислении работника в штат и может иметь значения: «основная», «по совместительству».
  7. Пол сотрудника указывается одной заглавной буквой.
  8. ФИО вносится на основании документа, подтверждающего личность, не допускается сокращений.
  9. Число и год рождения вносятся цифрами, а месяц – прописью в текстовой ячейке, в ячейке кода дата полностью указывается цифрами.
  10. Длина текста в строке «место рождения» не должна состоять более чем из 100 символов. Территориальные единицы прописываются в соответствии с общепринятыми сокращениями.
  11. Код места проживания заполняется по классификатору разделения территорий на администрирование.
  12. Гражданство заполняется по классификатору о населении.
  13. Языки, которые знает работник, вносятся полностью без сокращений. В ячейке кодировки проставляются 2 кода – код языка и код степени владения им.
  14. Образование вносится из классификатора специальностей. При внесении информации об учебном заведении допускаются сокращения, не изменяющие смысл названия.
  15. Данные о квалификации работника заполняются на основании документа об окончании учебного заведения. Присвоенная степень проставляется только для работников с высшим образованием.
  16. Запись о профессии проставляется полностью согласно штатному расписанию. Код берется из ОКПДТР.
  17. Информация о стаже заносится из трудовой книжки.
  18. Данные о семейном положении вносятся из паспорта. Код проставляется согласно классификатору.
  19. Состав семьи должен содержать сведения о близких родственниках, а также степени их родства.
  20. Информация о паспортных данных переносится из документа в строгом соответствии.
  21. Адрес места регистрации и места проживания вносятся по правилам, установленным для записи о месте рождения.
  22. Раздел о воинском учете подлежит заполнению только в отношении сотрудников, имеющих военную обязанность в силу закона.
  23. Третий раздел личной карточки дополняется на протяжении всего времени нахождения сотрудника в штате организации. Первоначально вносится запись о приеме. Затем по мере возникновения событий вносятся дополнительные сведения о нахождении в отпусках, прохождении аттестаций, поощрениях, переводах и пр.

Образец (форма Т-2)

При верном внесении всех необходимых данных, образец формы Т-2 будет иметь следующий вид:

Образец Т2

Скачать образец (форма Т-2).rtf

Также необходимо учесть, что для внесения исправлений в личную карточку следует придерживаться четких инструкций. При смене фамилии, имени или отчества допускается полная замена карточки с сохранением предыдущей редакции для отслеживания истории изменений. При смене работником адреса места проживания или гражданства допускается внесение исправлений зачеркиванием.

Если у вас возникли вопросы при заполнении формы Т2, вы можете обратиться за онлайн-консультацией к нашим юристам.

Мария Агеева

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.

мои статьи прочитали уже больше 20 тысяч человек

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Категории: Трудовое право

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*