Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель

sekretar_deloproizvoditel

Секретарь-делопроизводитель – это человек который ведет делопроизводство компании, так же отвечает на телефонные звонки, поступающие в компанию; первый принимает посетителей.

Человек, занимающий подобную должность, должен быть помощником для руководителя, составлять и вносить коррективы в трудовой график руководителя.

В обязанности секретаря–делопроизводителя входят:

  • Организация совещаний или приемов для начальника;
  • Организация рабочего труда всего персонала офиса;
  • Участие в организации и помощи в исполнении своих обязанностей коллегами.

В большинстве случаев эту должность занимают женщины, хотя встречаются и мужчины в данной профессии, но это бывает довольно редко.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Секретарю-делопроизводителю требуется:

  1. Работать с документацией компании;
  2. Знать основы делопроизводства;
  3. Знать основы архивного дела;
  4. Быть уверенным пользователем ПК;
  5. Знать и уметь пользоваться огр. техникой.

Хорошо, если человек, претендуемый на эту должность, будет иметь образование «секретарь-делопроизводитель», «секретарь-машинист».

Секретарь-делопроизводитель – это лицо фирмы, он должен производить приятное впечатление на окружающих, уметь корректно, грамотно и вежливо общаться, устранять конфликтные ситуации.

Так же немалое внимание следует уделить внешнему виду обладателя данной профессии: он должен быть опрятен, ухожен, так же, его одежда должна соответствовать дресс-коду компании.

Требования к знаниям и умениям

В случае, когда предприятие большое, и секретарю-делопроизводителю приходиться работать с немалым количеством бумаг, ему для роботы понадобиться специальные знания.

Например, ему нужно будет вести электронные базы, знать стандарты оформления документации разных видов. Знать, как правильно организовать их хранение и доступ, регистрацию, создавать их номенклатуру.

Обычно на рабочем месте секретаря делопроизводителя находятся:

  • Персональный компьютер;
  • Сканер;
  • Принтер;
  • Факс;
  • Селектор;
  • Мини-АТС, а также другие офисные приборы.

Работник данной профессии должен уметь пользоваться ими, также  устранять мелкие неполадки, знать, как организовать ремонт серьёзных неполадок.

В зависимости от специфики фирмы, от секретаря-делопроизводителя высшее руководство может потребовать знания не только стандартных программ, но и дополнительные. Таких как CRM-системы, электронные таблицы.

Элементарные знания

Если обратить внимание на элементарный перечень знаний, которым должен владеть секретарь-делопроизводитель, то это владение стандартными офисными программами. А так же умение пользоваться компьютером и орг. техникой.

Для обзора профессии секретаря-делопроизводителя предлагаем посмотреть следующую видеоинструкцию:

Права секретаря-делопроизводителя

  1. Секретарь-делопроизводитель имеет право использовать в своей работе профессиональные инструменты для учёта и обработки, а также для ведения документации;
  2. Поднимать уровень своей квалификации;
  3. Секретарь-делопроизводитель имеет право доступа к документации, которая ему необходима в работе;
  4. Ставить свою подпись на определённых документах;
  5. Решать вопросы, в которых данный работник компетентен,  без посторонней помощи;
  6. Секретарь имеет право быть ознакомленным с решением руководства предприятия, которые непосредственно имеют отношения к его деятельности;
  7. Требовать от начальства помощи и содействия в процессе выполнения трудовых обязанностей.

Обязанности секретаря-делопроизводителя

obyazannosti_sekretarya

  1. Секретарь-делопроизводитель обязан принимать и отправлять корреспонденцию предприятия;
  2. Отправлять документы для дальнейшего их исполнения;
  3. Выдавать справки, необходимые по регистрационным документам, вести картотеку документации;
  4. Должен обеспечивать и организовывать быстрый поиск корпоративных документов;
  5. Составлять и вести учёт отправляемой и принимаемой документации;
  6. Обеспечивать сохранность и надлежащие хранение корпоративной документации.

Ответственность секретаря-делопроизводителя

  1. Секретарь-делопроизводитель несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей;
  2. За распространение коммерческих тайн предприятия, а так же за сохранность документов,  которые являются коммерческой тайной предприятия;
  3. За нарушение правил трудовой дисциплины, пожарной дисциплины и трудового распорядка.

Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя определяет руководитель предприятия или начальник отдела кадров.

В «шапке» бланка указывается название предприятия, дата его составления. Данный документ подписывает начальник организации.

По усмотрению начальника организации, содержание последнего может иметь в себе и другие пункты.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке должна содержать в себе следующую информацию:

  • В разделе общие положение, должна находиться информация о том, кто принимает решения о назначении на эту должность, и кому непосредственно подчиняется секретарь-делопроизводитель;
  • Характеристика работ. Здесь указаны основные обязанности, которые должен исполнять секретарь-делопроизводитель;
  • Права. Приводиться спектр вопросов, в которых секретарь-делопроизводитель должен быть компетентен принимать самостоятельные решения;
  • Ответственность. Перечисляется список документов, опираясь на которые , можно привлечь секретаря-делопроизводителя к ответственности;
  • В разделе, в котором указано, — что должен знать секретарь-делопроизводитель, указано, какую информацию и перечень каких документов должен знать секретарь-делопроизводитель;
  • Квалификационные требования. Указывается, какие требования, согласно своей квалификации, должен знать секретарь.

Образец должностной инструкции

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя можно скачать по ССЫЛКЕ.

Мария Агеева

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.

мои статьи прочитали уже больше 20 тысяч человек

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*