Зачем нужно сшивать документы?

1proshivОсновы делопроизводства формируют представление о том, как прошивать документы. Однако, в них не сказано обо всех случаях, когда это строго необходимо. Законодательство и внутренние регламенты организаций выстраивают свой порядок и вводят свою дисциплину в документооборот, определяя последовательность и условия сшивания различного рода важных документов.

Некоторая документация требует особого подхода, конечный ее пользователь или проверяющий орган должен быть уверен в целостности всех страниц документа. Удобно, когда пронумерованы страницы и документ не рассыпается в руках. Если скрепки обычного офисного степлера – не преграда для незаметной подмены одного-двух листов в документе, то следы от иглы по всей кромке листа ничем не прикроешь, да и процесс такой подмены достаточно длительный. Чтобы защитить важную документацию от таких манипуляций, введена процедура ее сшивания.

Нормативные акты обычно обязывают сшивать документацию, составленную из двух и более страниц, например, налоговую отчетность или некоторые нотариальные документы. Такая необходимость имеет определенные плюсы не только для государства:

  1. сшитые документы легче хранить;
  2. объединенные страницы дают сосредоточиться на содержании в документе, а не на поддержании его в собранном состоянии;
  3. скрепленные друг с другом страницы занимают меньше места в архиве.

Рекомендация по сшиванию документов

Государственный Стандарт устанавливает следующие требования к оформлению дел:

  • листы подлежат сквозной нумерации;
  • должна составляться опись документов в деле;
  • отдельные документы, включающие в себя две и более страницы, подлежат подшивке;
  • составление заверительной надписи.

Сквозная нумерация каждого листа в документах, подлежащих длительному хранению, сдаче в архив или в проверяющие органы, нужна для фиксации последовательности листов документа. Только внутренняя опись и заверительная надпись не подлежат такой нумерации.

Обложка включает следующие сведения:

  1. 2proshivназвание организации и ее структурного подразделения;
  2. индекс дела;
  3. № дела и его заглавие;
  4. аннотация к особо ценным страницам дела;
  5. дата дела;
  6. количество листов;
  7. срок обязательного хранения дела;
  8. архивный шифр всего дела.

ГОСТ рекомендует прошивать документы в четыре прокола и использовать твердую обложку. Нестандартные документы (без должных полей или личные документы) подшиваются с соблюдением их общей целостности или дополнительных манипуляций. Нить необходимо пропустить через указанные отверстия особым образом, чтобы два ее конца были связаны вместе у второго снизу отверстия с тыльной стороны документа.

Наиболее полную информацию о деле или о документе дает его лист-заверитель. Этот лист позволяет получить представление об изменениях уже после подшивки.

Подшивка документов исключена в случаях, когда этот процесс может исказить информацию, содержащуюся на его страницах.

Подготовка документов

Перед подшивкой документов требуется сделать следующее:

  • взять твердую обложку;
  • убрать любые предметы, которые могут помешать процессу (скрепки, булавки, скобы);
  • пронумеровать все страницы документа (как правило, арабскими цифрами, реже – римскими);
  • выровнять стопку бумаги;
  • просверлить, или иным образом сделать четыре отверстия на левой стороне документа, на расстоянии не менее трех сантиметров друг от друга.

Инструкция по сшиву документов

Для начала, подготовьте весь необходимый инструмент и сами бумаги. В зависимости от способа подшивки могут понадобиться следующие инструменты:

  • специальный брошюратор;
  • дырокол;
  • нитки суровые;
  • канцелярский клей;
  • печать организации;
  • листок для стикера под заверительную печать.

3proshivПосле подготовки инструмента, плотно собранный в стопку документ можно просверлить или проткнуть шилом (в зависимости от количества страниц) в трёх — пяти местах, зажав его в руках или в специальных струбцинах. Через проделанные отверстия продеваются суровые нитки (желательно дважды). Концы нити нужно оставить с тыльной стороны документа в непосредственной близости друг от друга и связать, оставив свободными несколько сантиметров от каждой нити.

После шнуровки документа следует наклеить небольшой стикер на связанные концы нити с тыльной стороны подшивки. Последний этап подшивки – проставление заверительной надписи.

Как правильно заверить прошитые документы?

Для заверения документов необходимо подтвердить, когда и кем они были прошиты, а также указать количество страниц. Для этого необходимо заполнить стикер размером 4х6 см. На этом небольшом листочке должна быть следующая информация:

  1. слова «Прошнуровано и пронумеровано»;
  2. данные о лице, заверяющем подшивку;
  3. количество листов документа;
  4. отметка о скреплении заверительной надписи печатью (если используется печать).

Мария Агеева

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.

мои статьи прочитали уже больше 20 тысяч человек

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Категории: Разная информация

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*