Гарантийное письмо об оплате счёта

Garantiinoe-pismoДоговорные отношения имеют очень долгую историю. И всегда ключевыми моментами в них выступали размер, условия и срок оплаты. Иначе одна из сторон могла не согласиться на заключение договора. Впрочем, и получение выгоды является целью чуть ли не каждого контракта.

Зачастую между компаниями выстраиваются прочные, долгосрочные отношения.

И основываются они на цепочке товар-деньги (деньги-товар). Но бывает так, что продукция фирме-клиенту нужна уже сегодня, а оплату он может произвести только через некоторое время. Или просрочен предыдущий платеж, а без текущей поставки никак не обойтись.

Это один из случаев, когда можно обратиться к написанию гарантийного письма.

Гарантийное письмо

Такой документ должен быть составлен предельно точно и ясно, не содержать никаких размытых формулировок. Он имеет юридическую силу, и по своему характеру близок к договорным документам.

Гарантийное письмо – это своего рода вид деловой переписки между юридическими (юридическим и физическим) лицами. Обычно оно составляется от лица какой-то фирмы и содержит в себе письменные гарантии или определенные обязательства, подтверждаются достигнутые ранее договоренности

Гарантийное письмо может составляться для подтверждения:

  • Срока выполнения какой-либо работы или услуги;
  • Оплаты за полученную продукцию или принятую работу;
  • Качества товара или выполненной работы;
  • Срока оплаты или поставки;
  • Прочее.

Унифицированной формы гарантийного письма не существует.

Гарантийное письмо об оплате счета

Гарантийное письмо об оплате счета обычно подтверждает обязательства компании перед контрагентом произвести оплату за поставленные товары или услуги в определенные сроки.

Зачастую оно пишется в ответ на уже поступившую в устной или письменной форме претензию от партнера в результате просрочки платежа.

Хоть и не существует строгого регламента по составлению этой деловой бумаги, основные пункты, присущие официальным документам, в ней обязательно должны присутствовать.

В гарантийном обязательстве непременно указывается:

  • Наименование товара или услуги, за которую должна быть произведена оплата;
  • Количество (объем) продукции (услуг);
  • Предполагаемый срок оплаты;
  • График платежей при необходимости;
  • Возможные пени.

Когда используются гарантийные письма?

  1. Гарантируется оплата за полученные товары (услуги, выполненные работы). В этом случае компания ссылается в тексте письма на договор, на основании которого осуществлялась поставка (производились работы) и номер подлежащего оплате счета;
  2. При процедуре государственной регистрации юридического лица оно может выступать гарантией предоставления ему определенного юридического адреса;
  3. Гарантия платежей, отсроченных на более позднее время;
  4. Гарантия возможного в скором времени сотрудничества, еще не оформленного контрактом и не обремененного иными обязательствами;
  5. Гарантия обеспечения займа для кредитных организаций.

Составления гарантийного письма

Как говорилось ранее, гарантийное письмо выступает в роли некой деловой переписки между контрагентами. Но в силу того, что оно все же представляет собой официальный документ, в нем обязательно применение следующих принципов:

  • Использование сугубо делового языка повествования;
  • Полное отсутствие неясностей и размытых утверждений, длинных, запутанных фраз;
  • Указывается вид обязательств;
  • При составлении используется фирменный бланк компании, проставляется печать и подпись руководителя (нередко вместе с подписью руководящего лица ставится подпись лица, отвечающего за перечисления денежных средств – главного бухгалтера или финансового директора).

garantiynoe-pismo-ob-oplate-schetaГарантийное письмо должно содержать реквизиты организации-отправителя:

  1. Полное наименование компании;
  2. Юридический (фактический) адрес организации;
  3. Исходящий номер документа;
  4. Дата письма;
  5. ИНН/КПП, ОГРН юр.лица;
  6. Наименование адресата;
  7. Заголовок.

Приложения к гарантийному письму об оплате счета

Иногда для большей достоверности гарантийного письма компания-должник считает нужным приложить к нему копии ряда документов:

  • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
  • Свидетельство о постановке организации на учет в налоговом органе;
  • Оригинал выписки из единого гос. реестра юридических лиц;
  • Приказ (распоряжение, решение) о назначении на должность генерального директора;
  • Копии решений суда (если они имеют отношение к образовавшемуся долгу).

В различных случаях текст письма может начинаться со слов «настоящим гарантируем», «гарантируем что» и пр.

В деловой среде репутация фирмы играет далеко не последнюю роль. Тем не менее, нельзя забывать, что неплательщиками могут оказаться как нечестные на руку организации, так и заложники каких-либо непредвиденных обстоятельств.

Именно для второй категории юр. лиц гарантийное письмо служит инструментом сохранения достоинства и помогает выйти из ситуации, когда свободных средств на оплату нет, а очередная поставка продукции необходима в настоящее время.

Письмо является своеобразным подтверждением того, что компания-должник не отказывается от своих обязательств, готов выполнить достигнутые ранее договоренности в ближайшее время, полностью осознает факт просрочки платежа, но, по не зависящим от его воли причинам, не может покрыть долг в данный момент времени.

Нет определенных правил, когда именно должно применяться гарантийное письмо. Оно скорее наделено информационным характером и контрагенты сами решают, когда его написание будет необходимо.

Образец гарантийного письма

Образец гарантийного письма можно скачать по следующей ССЫЛКЕ.

Выводы

Компании-должнику и компании-кредитору нужно учитывать следующие моменты:

  • Получение на руки гарантийного письма совсем не гарантирует действительную оплату по просроченному счету, в крайнем случае, оно может послужить лишь очередным доказательством в судебном разбирательстве между организациями;
  • Никакое гарантийное письмо не может застраховать от того, что контрагент все-таки не обратится в суд;
  • После написания такого документа, несмотря на текущее финансовое положение, следует оплатить задолженность в обещанный срок. В противном случае доброе имя и репутация могут быть утеряны безвозвратно.

Мария Агеева

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.

мои статьи прочитали уже больше 20 тысяч человек

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Категории: Разная информация

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*