Заполнение приходного кассового ордера

Несмотря на то, что Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ разрешает использование разработанных самостоятельно документов, есть виды форм, которые до сих пор остаются унифицированными. К унифицированным формам относится и приходный кассовый ордер. Однако мало соблюдать его форму, важно – правильно его заполнять, чтобы обеспечить достоверность кассовой операции. Об этом в данной статье мы и поговорим.

Форма КО-1 — Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер служит для оформления приема наличных средств в кассу. Его форма утверждена еще в 1998 году Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.98, а применение ее началось с 1999 года.

Несмотря на вступление в 2013 г. в силу закона № 402-ФЗ О бухгалтерском учете, приходный кассовый ордер нельзя дополнять новыми реквизитами или, наоборот, удалять из него что-либо. Дело в том, что этот кассовый документ не предназначен для бухгалтерского учета, поскольку входит в понятие кассового учета, регулирующего оборот денежных средств в кассе предприятия. Кроме того, обязанность по использованию именно формы КО-1 для оформления приема наличных средств установлена Банком России  в его Указании №3210-У от 11.03.14 О порядке ведения кассовых операций.

В общем виде приходный кассовый ордер включает в себя две части:

  • Саму форму приходного кассового ордера;
  • Отрывную квитанцию к нему, которая передается лицу, вносившему наличные деньги в кассу предприятия.

Обязательными к заполнению признаются обе эти части. Но в каких случаях они должны заполняться?

Для чего нужен приходный кассовый ордер?

У юридических лиц приходным кассовым ордером оформляется прием в кассу наличных средств.

Почему только у юридических лиц? Дело в том, что Банком России в его Указании №3210-У разрешено индивидуальным предпринимателям самим решать вопрос о применении утвержденных им кассовых документов, но только если ими ведется учет доходов и расходов, а также других обязательных объектов, с учетом налогового законодательства. Иначе обязанность по применению кассовых унифицированных форм на предпринимателей ложится точно такая же, как и на юридических лиц.

Приходный кассовый ордер составляется при поступлении в кассу наличных средств:

  • При возврате остатка суммы, выданной под отчет;
  • В случае возврата ошибочно выданной излишней суммы зарплаты;
  • При сдаче выручки на основании контрольно-кассовой ленты, бланков строгой отчетности и иных документов;
  • При поступлении платежа от конкретного покупателя за товары или работы;
  • При снятии денег с расчетного счета, и т.д.

Иными словами, прием наличных средств в кассу посредством приходного кассового ордера оформляется по любым основаниям. Но при этом требования к заполнению самого документа независимо от основания поступления денег остаются неизменными для любого случая.

Порядок и обязательные требования к заполнению

Существует несколько правил, соблюдение которых обязательно при заполнении приходного кассового ордера (ПКО):

  1. ПКО составляется в 1-м экземпляре;
  2. ПКО не обязательно должен составляться кассиром. В этом качестве могут выступить – главный бухгалтер, бухгалтер; лицо, уполномоченное приказом по предприятию на совершение подобных операций; лицо, которое по договору ведет бухгалтерский учет; руководитель организации, если в ее штате нет должностей главного бухгалтера или бухгалтера;
  3. ПКО могут подписывать — главный бухгалтер или бухгалтер; или руководитель организации (при условии, что должности бухгалтера нет в штате); но обязательно кассир;
  4. У кассира специально для кассовых операций должна быть печать, а также образцы подписей тех, у кого есть право подписания кассовых документов;
  5. Если оформление кассовых документов – обязанность руководителя организации, -то образцы подписей уполномоченных лиц не требуются;
  6. Еще до принятия по приходному кассовому ордеру наличных денег кассир обязан проверить наличие всех обязательных подписей и сличить их с имеющимися у него образцами подписей. Если в качестве кассира выступает сам руководитель предприятия, то подобная проверка теряет свою необходимость;
  7. После приема денежных средств полученная фактически сумма сверяется с тем, что указано в приходном ордере. Если все верно, то кассир должен будет подписать обе части документа, проставить печать на отрывной квитанции и передать квитанцию вносящему в кассу деньги.

Но, если суммы не соответствуют друг другу, то кассир должен:

  • Отдать излишне вносимую сумму, если полученная сумма превышает указанную в приходном ордере;
  • Либо предложить плательщику пополнить вносимую сумму, если в приходном кассовом ордере цифра превышает фактически получаемую;
  • Если же плательщик отказывается от дополнительного взноса, то кассиру следует перечеркнуть полученный приходный кассовый ордер и вернуть его лицу, оформившему данный документ, с целью переделки.

Вот почему так важно соблюсти при приеме денег и оформлении приходного кассового ордера очередность этапов: если до момента получения денег кассир поставил свою подпись на документе, он фактически подтвердил правильность совершенной операции.

Кстати, на практике очень важным является и такой момент, как проверка всех реквизитов документа. Разве можно быть точно уверенным, что приходный кассовый ордер заполнен на того плательщика, который фактически вносит деньги? Ошибки не допустимы!

Как заполнять приходный кассовый ордер?

Прежде всего, приходный кассовый ордер оформляется:

  • Либо непосредственно в момент совершения операции. Например, при приеме денег от конкретного покупателя;
  • Либо по окончании всех кассовых операций.

Например, это связано с оприходованием выручки, полученной в течение дня при расчетах с клиентами через контрольно-кассовый аппарат. По окончании всех кассовых операций приходный ордер на практике заполняется на всю сумму вносимых денег. При этом если деньги сдает обособленное подразделение в главную кассу предприятия, то такое поступление средств также оформляется приходным кассовым ордером, но с обязательным указанием кода подразделения.

Заполнить приходный кассовый ордер:

  • Можно на бумажном носителе — с помощью компьютерных программ, вроде 1С или в онлайн-режиме, или вручную. В этом случае все подписи ставятся собственноручно тем, кто уполномочен на подписание кассовых документов;
  • Можно в электронном формате. Подписи на таких документах ставятся в соответствии с требованиями Федерального закона Об электронной подписи №63-ФЗ от 06.04.11. При этом право электронной подписи кассовых документов утверждается тоже распорядительным документом по предприятию.

Если при оформлении приходного кассового ордера, независимо от формата его составления, допущена ошибка, то никакие исправления вноситься не могут. Подобные документы аннулируются кассиром и передаются лицу, их оформившему, на доработку.

Можно ли допускать ошибки при заполнении ПКО?

Почему не стоит допускать ошибок:

  • Придется переделывать документ.

В этом случае все может обойтись оформлением и переоформлением кипы документации. Например, если, в приходном кассовом ордере неверно указано наименование плательщика, придется делать сторнирующие записи, составлять объяснительные на ошибку и выписывать новый документ;

  • Неверно оформленный кассовый документ – это нарушение порядка ведения кассовых операций, которое наказывается штрафом.

В частности, неполное оприходование или неоприходование наличных поступлений в кассу влечет за собой штраф на организацию до 50000 рублей!

С чем может быть такое нарушение связано?prikhodnyi-kassovyi-order

Например, с тем, что не вовремя выписан приходный кассовый ордер на поступающую выручку или в самом документе указана сумма, не соответствующая контрольно-кассовой ленте, и т.д.

В этом случае при допущении ошибок также придется оформлять множество документов, но к этому придется еще заплатить огромный штраф. Причем, и должностное лицо, ответственное за кассовую операцию, тоже понесет административную ответственность в виде штрафа. Поэтому кассиру необходимо быть очень внимательным.

Процесс заполнения ПКО

Весь процесс заполнения приходного кассового ордера сводится к правильному и тщательному заполнению всех его строчек. В частности:

  • Номер документа должен идти по порядку с начала года без пропусков и изъятий;
  • Дата составления должна соответствовать дате кассовой операции;
  • Проводка должна отвечать содержанию самой операции, где по Дебету ставится только счет 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами, указывающими источник поступления средств. И не следует забывать про прием наличных средств от обособленных подразделений – в приходном ордере необходимо отметить их код, принятый на предприятии;
  • Код ОКПО ставится тот, который присвоен Росстатом предприятию;
  • Содержание хозяйственной операции отражается в строке «Основание». Например, если деньги поступают от подотчетного лица, то пишется «возврат остатка неиспользованной подотчетной суммы»;
  • Строка «В том числе» предназначена для отражения суммы НДС. Если операция облагается данным налогом, то ставится сумма НДС цифрами. Если операция освобождена от НДС, пишется «без налога НДС»;
  • Перечисление основных документов, на основании которых произошло оприходование наличных средств, с указанием дат их оформления и номеров, выполняется в строке «Приложение».

Если есть программные средства, то соблюсти все вышеуказанные требования, просто. Но, если приходный кассовый ордер заполняется вручную, то процесс получится очень трудоемкий и длительный. Поэтому на помощь «приходят» онлайн ресурсы, позволяющие без ошибок и быстро заполнить кассовые документы.

Заполнение ПКО онлайн

Для заполнения приходного кассового ордера в онлайн-режиме существует множество ресурсов, например:

  1. Service-Online.su;
  2. formz.ru;
  3. online.buhsoft.ru и иные.

Достаточно в поисковой строке в Интернете написать «заполнить приходный кассовый ордер онлайн» — и перед вами большой список сайтов, где это можно сделать. При этом каждый ресурс имеет свои недостатки и преимущества.

Общими недостатками для всех этих ресурсов являются следующие:

  • Порядковые номера кассовых документов не формируются автоматически. А значит, придется все время сверять их с журналом регистрации кассовых документов;
  • Корреспондирующиеся счета придется проставлять вручную, а не выбирать их из прикрепленного Плана счетов;
  • Код обособленного подразделения поставить нельзя, поскольку онлайн – форма приходного кассового ордера не предусматривает этого;
  • Все строчки в онлайн-форме ограничены по своему размеру. Поэтому писать придется очень лаконично;
  • Все внесенные данные после закрытия ресурса теряются.

На фоне всех этих неудобств выделяется ресурс online.buhsoft.ru, где все адаптировано под конкретного пользователя, т.е. что-то вроде личного кабинета; запоминаются порядковые номера документов, составляются многоразовые списки контрагентов, и т.д. Но прежде, чем начать работать с подобным ресурсом, необходимо пройти в нем регистрацию.

Образец

PKO

Выводы

  1. Приходный кассовый ордер составляется на любое поступление наличных средств кассу;
  2. Исправления в данном документе не допускаются, а потому при неверном заполнении придется его переделывать;
  3. Ошибка в составлении приходного кассового ордера может повлечь за собой не только переделку документа, но и административные штрафы;
  4. Приходный кассовый ордер может быть составлен и на бумаге, и в электронном формате;
  5. Оформлять приходный кассовый документ может любое лицо, уполномоченное на это приказом предприятия, включая главного бухгалтера, бухгалтера или руководителя;
  6. Кассир не может подписать приходный кассовый документ до тех пор, пока не проверит все подписи и вносимую в кассу сумму.

Мария Агеева

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.

мои статьи прочитали уже больше 20 тысяч человек

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*