Оформление ведомости по зарплате

zarplatnaya-vedomostДля того чтобы начислить заработную плату каждому сотрудника, на предприятии оформляется специальная ведомость. Благодаря ей, можно отследить какому сотрудника сколько получается, а также предоставить справку как отчетность в случае проверки. Ее составление зависит от самой организации, некоторые предоставляют отельные ведомости по каждому отделу, другие же собирают все в общий документ. В любом случае, документ является одним из важнейших, так как без него вознаграждение человеку за труд не выдается. Давайте вместе разберемся как правильно составить данную ведомость и какие нюансы необходимо учесть.

Что такое ведомость по зарплате?

Ведомость при получении заработной платы является не просто документом, помогающим вести отчетность, он также является своеобразным подтверждением что заработная плата была получена сотрудником в срок.

Так, для начала бухгалтерский отдел должен составить документ, в котором укажет список всех сотрудников, а также сумму начислений, которую они получат в этом месяце. Кроме этого, ведомость должна содержать отчетность о дате получения сотрудниками заработной платы, а также личную подпись каждого сотрудника, которая подтверждает, что объект получил свои деньги.

Ведомость может быть, как разделена локально на каждые отделы, так и быть общей для всей организации. Для того чтобы получить данные, необходимо обратиться к индивидуальным расчетным документам, которые оформляются на каждого сотрудника.

Так, при составлении ведомости следует придерживаться следующих правил:

  • Прозрачность – сотрудник четко должен знать за что он получает заработную плату. Если с него были вычтены какие-либо штрафы, это также должно быть указано в документе.
  • Четкость – список сотрудников и начислений должен быть четки и прозрачным, в случае какой-либо проверки, данные документы не должны вызвать какие-либо вопросы.
  • Оформление – в законе Российской Федерации есть четко прописанные правила по поводу того, как должна выглядеть данная ведомость. Так, согласно законодательству, она должна содержать только сумму, которая начисляется работникам организации, как заработная плата.
  • Использование дополнительных документов – для того чтобы сумма была четкой, в организациях часто применяют вариант начисления по расчетно-кассовым ордерам. Но как правило, увидеть его можно только на небольших фирмах. Все дело в том, что он имеет ограниченный срок годности – один день. То есть, все сотрудники предприятия должны поучить заработную плату именно в этот день. Иногда, на большом предприятии, сделать такое не поучится.

Для того чтобы отдать заработную плату необходимо прописать эту сумму во многих документах. Так, на каждой организации провести ее вам придется через:

  1. Ведомость по платежам – Т-53А;
  2. Ведомость по расчетам – Т-53;
  3. Ведомость платежно-расчетная – Т-51.

Все эти формы требуют точного заполнения, согласно законодательной базе.
Стоит понимать, что расчетная ведомость — это не один, а два лист, так первый – это титульный лист, второй же является табличным вариантом в котором и находится основная информация. Так, количество листов зависит от величины предприятия, и может увеличиваться в связи с изменениями в количестве сотрудников.

Титульный лист, несмотря на свою информационную функцию, также должен содержать:

  • Имя и код подразделения в организации или саму организацию;
  • Срок, за который происходят начисления;
  • Сумма, которая будет выдана;
  • Точная дата, когда был составлен данный документ.

На второй же странице будет содержать сколько денег должен получить каждый из сотрудников. Так, для того чтобы это выяснить, необходимо взять во внимание следующие данные:

  • Время, которое сотрудник отработал в этом месяце – сюда входит не только учет времени по каждому дню, но и рассмотрение больничных листов, справок об отпуске и других документов;
  • Данные о том, сколько должен получать каждый сотрудник.

Какие унифицированные формы существуют?

Форм данной ведомости существует несколько, чаще всего на организациях используют форму Т-49, так как она является не только расчетным, но и платежным документом, а потому вести ее гораздо проще. Так, если именно она используется на предприятии как основная, то это не только упростит жизнь бухгалтерам, но и поможет разобраться с лишней документацией. Именно потому, что она заменяет собой сразу несколько документов, ее часто используют на больших предприятиях.

Так, для того чтобы его составить, для начала вам будет необходимо обратиться в форму Т-13, которая поможет вам определить время работы каждого сотрудника, с учетом праздников, болезней, выходных и других моментов, которые могут повлиять на заработную плату.

Стоит помнить, что ведомость Т-49 является универсальной, так как не просто легка в использовании, но и позволяет отказаться от Т-51 (ведомость по расчетам) и Т-53 (ведомость по платежам). Так, согласно законодательству страны, каждая организация, в индивидуальном порядке, определяет какую ведомость им принять за основную. Давайте разберемся в их особенностях.

Расчетно-платежная ведомость № Т-49

Скачать образец формы Т-49

Так, форма Т-49 является проще и освобождает бухгалтеров на фирме от лишних документов и головной боли, но подходит она не каждому предприятию.

Так, она будет уместна в организации, в которой:

  • Заработная плата там будет выдаваться наличными;
  • Расчет будет проходить через кассу.

В этом случае кроме основного документа, также необходимо подтверждение выдачи денег, именно по этой причине должен быть составлен дополнительный документ – КО-2 (кассовый ордер), который может обеспечить четкость выдачи денег в кассе.
Важно понимать, что Т-49 доступна только в случае выдачи денег наличными, так как даже при перечислении их на карты, ведомость потеряет свою силу. Но, даже если пару сотрудников предпочитают кассу – банкам, данная форма является обязательной к применению.

Так, например, представим, что 80% ваших сотрудников получают деньги на карточку, а остальные 20% — наличными. В таком случае стоит понимать, что на организации будут иметь место сразу две ведомости – Т-49 и Т-51.

Важно знать, что данная форма будет составляться каждый месяц, в день выдачи зарплаты, и только в одном экземпляре.

Для того чтобы правильно составить данный документ понадобится сразу два сотрудника:

  • Бухгалтер, должен будет выполнить данный документ, его титульный лист и саму таблицу. После того как все данные будут внесены, он должен поставить на нем свою подпись.
  • После этого, если оплата труда происходит наличными, то она передается кассиру, если же на карту – остается у бухгалтера. Кассир обязан выдать деньги сем сотрудника организации.

Важно знать, что после того как документ будет оформлен, но деньги еще не будут выданы, данную ведомость должен посмотреть и подписать начальник, удостоверившись при этом в правильности все данных. После того как деньги будут выданы или перечислены, документ должен вернуться в бухгалтерию. Это условия является обязательным, так как после выдачи средств экономисты обязаны проверить все данные, и в случае правильности действий, вписать в отчетный журнал данные. Важно понимать, что если кассира на предприятии нет, то все это может делать один человек – бухгалтер.

Для того чтобы заполнить ведомость Т-49, вам будет необходимо для начала оформить титульный лист, для этого внести туда следующие данные:

vedomost-raschetnaya

  • Имя организации или другой структуры, название подразделения, если таковое имеется, а также форма оформления данного документа;
  • Дата, когда был составлен данный документ;
  • Номер данного документа;
  • Полная сумма средств, которая полагается к оплате – она должна быть представлена как цифрами, так и прописью;
  • Срок, за который должна быть выдана заработная плата;
  • Личная подпись бухгалтера и кассира, если таковой имеется;
  • Подпись руководителя данной организации.

Каждому бухгалтеру важно знать, что согласно закону Российской Федерации, срок выдачи денежных средств не должен превышать 5 дней с момента оформления ведомости.

На второй странице, требуется ввести такие данные:

  1. Номер объекта;
  2. Его должность и инициалы;
  3. Сумма, которая полагается к оплате;
  4. Общая сумма к оплате.

Помните:

  • Записи должны быть составлены на основе индивидуальных данных объекта, и в случае проверки, полностью им совпадать;
  • После того, как сотрудник получит свою плату, он должен поставить в документах свою подпись, как подтверждение;
  • Если зарплата не была получена вовремя, это нужно указать в ведомости;
  • Для каждого работника нужно использовать одну строку, а потому их количество должно соответствовать;
  • После того, как документ будет составлен, его должны подписать бухгалтер, кассир и начальник;
  • Только после всех этих действий ведомость можно считать закрытой.

Расчетная ведомость № Т-51

Скачать образец формы Т-51

Для того чтобы рассчитать заработную плату, которую должен получить каждый сотрудник, можно использовать широко известную ведомость – Т-51. Так, если Т-49, может помочь вам рассчитать суммы и выплатить их, то Т-51 поможет только рассчитать их. Так, если вам понадобится выплатить заработную плату с Т-51, вы всегда сможете воспользоваться Т-53.

Как и предыдущий документ, т-51 составляется бухгалтером, и в ней абсолютно не участвует кассир, так как данная форма не предусматривает выдачу денег и работу с наличкой. Потому, один раз в месяц, бухгалтер обязан составить документ, в единственном экземпляре и предоставить его начальнику, с указанием точных сумм, которые получит каждый из сотрудников фирмы, организации, предприятия и т.д.

Итак, для того чтобы правильно составить форму Т-51, необходимо придерживаться следующих правил:vedomost-zarplata

  • В документе должно быть четкие указания по поводу того какую сумму должен получить сотрудник. Причем, должны быть учтены не только рабочие дни и сумма оклада, но и всевозможные прибавки или суммы, которые получил субъект. Кроме этого, из этих денег должны быть вычтены штрафы или любые другие взыскания.
  • На титульном листе, как и с Т-49, вам будет необходимо вписать:
    1. Общую сумму, которая должна быть выплачена работникам за этот месяц или другой расчетный период. Весь документ должен содержать в себе четкую информацию.
    2. Перед выдачей зарплаты, на нем должна стоять подпись начальника, или лица временно заменяющего его, но имеющего достаточно полномочий для этого вопроса.
    3. После того как ведомость будет оформлена и закрыта, необходимо прописать сумму, выданную на руки сотрудникам.
    4. Также, она должна иметь соответствующие обозначения, если кому-то выплата была задержана по каким-либо причинам.
  • Когда будет выдаваться заработная плата, необходимо оформить дополнительный документ, который носит название Т-53, в нем должна быть указана сумма выплат, а также подпись объекта, получившего зарплату. В случае, если по каким-либо причинам сотрудник не поучил зарплату, ведомость должна содержать информацию об этом, так должна быть метка «депонировано».
  • После того, как все деньги будут выданы, должен подвестись итог, в виде конечной суммы, которую получили работники. В связи с этой суммой и составляется кассовый ордер, который является обязательным документом при выдаче денег. Указать этот документ необходимо в виде даты и номера ордера, прописав данные в ведомости.
  • Даже если документ составляется не вручную, а с помощью компьютера, необходимо помнить, что он должен содержать основные данные. Кроме того, не стоит забывать о всех документах, которые прилагаются к нему.
  • Для того чтобы рассчитать суммы выплат для каждого сотрудника необходимо обработать следующие данные: сумма оклада данного сотрудника, количество отработанного им времени (смены, дни, часы и т.д.), наличие штрафов или каких-либо взысканий с сотрудника.
  • Для того чтобы внести пату как премию или же одноразовое взыскание, нет необходимости составлять ведомость, будет достаточно кассового ордера.
  • Важно знать, что форма Т-51 предусматривает полное заполнение всех ее форм. А потому, если нет информации по какому-то вопросу, необходимо поставить прочерк, для того чтобы избежать в дальнейшем ложной информации.

Платежная ведомость № Т-53

Скачать образец формы Т-53

Т-53 является дополнением к ведомости Т-51, и используется в случае выдачи денег сотрудникам. Она не может использоваться вместе с формой Т-49, так как та уже содержит в себе расчетную часть. Но, если организация использует Т-51, она должна принимать во внимание что для выдачи денег ей понадобится еще одна форма.

Для того чтобы насчитать заработную плату сотрудникам, вам понадобится один экземпляр данной формы, ведь вписать туда можно сразу нескольких работников. После того, как на организации будет составлена форма Т-51, необходимо оформить Т-53, и вписать туда основные данные. После этого, деньги выдаются сотрудникам, и они проставляют там свои подписи, как факт того, что они получили оплату за свой труд.

Внесения данных в форму Т-53 может происходить:

  1. Из формы Т-51;
  2. Из табелей рабочего времени и других прямы источников информации.

Бухгалтер должен лично рассчитать и внести данные в ведомость, после этого проверить и поставить свою подпись, подпись начальника и кассира, который будет выдавать деньги сотрудникам.

Важно знать, что после того, как все данные будут учтены, сотрудникам будет необходимо проставить свои подписи. После этого, должен будет подвестись итог по поводу того:

  1. Кто получил данные деньги;
  2. Какая сумма была отдана на руки.

На основе этой суммы составляется кассовый ордер и подводиться итог общих расчетов. Как и любое другое действие, оно должно быть проверено и заверено подписью главного бухгалтера.

В случае, если кто-то из сотрудников не получит деньги по каким-либо причинам, это должно быть отмечено в ведомости и быть отражено на общей сумме получения. Указать ее будет необходимо как цифрами, так и прописью.

Важно знать, что данная сумма не сгорает, лишь откладывается на некоторое время, для того, чтобы была возможность закрыть ведомость. Документ должен содержать и информацию о кассире, обычно указывается фамилия и инициалы лица. Поле этого составляется кассовый ордер, данные о котором также должны быть прописаны в ведомости. После этого, все данные должны быть проверены, сначала кассиром, потом бухгалтером и позже – руководством.

Мария Агеева

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.

мои статьи прочитали уже больше 20 тысяч человек

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*