Все, что нужно знать о справке 2-НДФЛ

otchetnost-2-ndflРаспространенным документом, который представляет информацию о доходах сотрудника от его нанимателя, является справка 2-НДФЛ. Работнику этот документ может потребоваться в различных ситуациях: при оформлении займов, в судебных спорах, для госучреждений. В этой статье будут рассмотрены основные моменты, связанные с этим документом.

Что такое 2-НДФЛ?

2-НДФЛ – стандартная форма отчетности организации о выплаченных сотруднику доходах, осуществленных налоговых вычетах, удержанных налогах. Часто она дается за отчетный год или полгода, но обычно ее можно получить за любой период.

Содержащиеся в ней данные могут немного различаться в зависимости от ее получателя: работника или ИНФС.

Бланк утвержден приказом Федеральной налоговой службы РФ 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Заранее рекомендуется ознакомиться с приказом в его текущей редакции, чтобы убедиться в правильности выбранного бланка для заполнения, не использовать устаревший.

Сведения, которые должны содержаться в 2-НДФЛ

2-НДФЛ выдается предприятием-работодателем и бывает двух видов в зависимости от цели:

  1. для физического лица (настоящему или уволившемуся сотруднику организации) по требованию;
  2. в обязательном порядке отчетности перед ИФНС.

В справке для выдачи сотруднику представлена нижеприведенная информация:

  • сведения о предприятии: наименование, ИНН/КПП;
  • сведения о получателе;
  • помесячный суммарный доход, облагаемый НДФЛ;
  • налоговые вычеты;
  • итоговые суммарные доходы периода, суммарные налоги и вычеты;

Справка предоставляется организацией для двух типов отчетности перед ИФНС:

  1. по всем физлицам, получавшим зарплату от данного предприятия за отчетный период (в бланке указывается как признак 1);
  2. по всем физлицам, с выплат которым предприятие не удержало НДФЛ (в бланке указывается как признак 2).

В первой ситуации должна быть представлена следующая информация:

  • сведения о предприятии: наименование, ИНН/КПП;
  • сведения о получателе;
  • помесячный суммарный доход, облагаемый НДФЛ;
  • налоговые вычеты;
  • итоговые суммарные доходы периода, суммарные налоги и вычеты;

Во второй ситуации должна быть представлена нижеприведенная информация:

  • сведения о предприятии: наименование, ИНН/КПП;
  • сведения о получателе;
  • суммарный доход без удержания НДФЛ;
  • сумма неудержанного налога.

Где могут потребовать справку 2-НДФЛ?

Физлицу в штате предприятия 2-НДФЛ может потребоваться в следующих ситуациях:

  1. при оформлении кредита в банке;
  2. при оформлении налоговых вычетов в ИФНС;
  3. при подаче пенсионному фонду заявления для расчета пенсии;
  4. при подаче в органы социальной защиты заявления для оформления социальных пособий;
  5. в случае судебных разбирательств (например, касающихся трудовых вопросов, назначения выплаты алиментов);
  6. как подтверждающий документ при заполнении налоговой декларации 3-НДФЛ
  7. при оформлении опеки над ребенком;
  8. при оформлении виз.

Предприятием (налоговым агентом) отчетность 2-НДФЛ подается в ИФНС в обязательном порядке. Данная справка необходима для:

  • налогового мониторинга НДФЛ;
  • выявления нарушений с последующими проверками

Порядок и особенности предоставления

Справка обязательно должна быть оригинальной, подача копий незаконна. Справка выдается как гражданину РФ, так и гражданину другого государства.

Физлицам 2-НДФЛ представляется по правилам:

  1. predostavleniye-spravki-2-ndflЗаконодательная основа: пункт 3 статья 230 HK РФ и статья 62 TK РФ
  2. Основание для предоставления: письменное заявление свободной формы
  3. Срок предоставления: в пределах 3 рабочих дней после указанной в заявлении запрашиваемого даты
  4. Количество экземпляров: неограниченно, по запросу сотрудника
  5. Способ предоставления: в бумажном виде лично, либо почтовой пересылкой по месту проживания; в электронном виде без печати и подписи уполномоченного лица справка недействительна

В порядке отчетности перед ИНФС:

По всем физлицам, получавшим зарплату от данного предприятия за отчетный период, форма представляется по правилам:

  • Законодательная основа: пункт 2 статья 230 НК РФ
  • Основание для предоставления: в обязательном порядке по требованию законодательства
  • Срок предоставления: до 1 апреля года, следующего за отчетным
  • Количество экземпляров: на каждого сотрудника
  • Способ предоставления бумажный экземпляр подается лично представителем организации, либо почтовой пересылкой; электронный экземпляр – на носителе или через интернет с электронной подписью налогового агента. Прилагается пояснительный реестр в двух экземплярах.

По всем физлицам, с выплат которым предприятие не удержало НДФЛ, форма представляется по правилам:

  • Законодательная основа: пункт 5 статья 226 НК РФ
  • Основание предоставления: в обязательном порядке по требованию законодательства
  • Срок предоставления: до 31 января после отчетного года, в котором были произведены выплаты без удержания налога
  • Количество экземпляров: два на каждого сотрудника: для ИНФС и самому физическому лицу
  • Способ предоставления: бумажный экземпляр подается лично представителем организации, либо почтовой пересылкой; электронный экземпляр – на носителе или через интернет с электронной подписью налогового агента; экземпляр физическому лицу на бумаге лично, либо почтовой пересылкой по месту проживания.

Ответственность за непредоставление

Если организация допускает нарушения при предоставлении формы работнику по его запросу, это может быть расценено с двух позиций, которые влекут за собой административную ответственность:

  • Как невыдачу справки (пункт 3 статья 230 НК РФ, статья 62 ТК РФ), тогда в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ может быть применена одна из мер:
  1. наложен административный штраф с должностных лиц в размере от 1 тыс. руб. до 5000 тыс. руб.;
  2. наложен административный штраф на организацию в размере 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
  3. произведено замораживание деятельности предприятия до 3 месяцев.
  • Как отказ выдачи справки, тогда в соответствии со статьей 5.39 КоАП РФ с должностных лиц взыскивается административный штраф в размере от 1 тыс. руб. до 3000 тыс. руб.

Если речь идет о годовой отчетности и предоставлении предприятием справки в налоговую инспекцию, здесь отдельно рассматриваются случаи:

  1. Просрочка (пункт 1 статья 126 НК РФ). За каждую не вовремя сданную справку налагается штраф 200 руб.
  2. Непредоставление по требованию ИНФС или сознательная подача ложной информации (пункт 2 статья 126 НК РФ). В таком случае предусмотрен штраф в размере 10 тыс. руб. и, по статье 15.6 КоАП РФ, административный штраф с должностных лиц 300-500 руб.

Как заполнять 2-НДФЛ?

В приведенной ниже форме для 2015 рассмотрим заполнение некоторых полей.

Поле «признак»:

  1. При выдаче сотруднику: не указывать
  2. При подаче в ИНФС ежегодных сведений: 1
  3. При подаче в ИНФС сообщения о неудержании НДФЛ: 2

Подавая в ИНФС, важно не перепутать признаки или форма не будет считаться сданной.

  • Раздел 1

Вносить нужно адрес организации, от которой сотрудник получал доход (это актуально для сотрудников подразделений).

Поле «Код ОКТМО»:

На бланке отведено 11 ячеек, но если ваш код короче, в свободных ячейках нужно ставить прочерк: например, 12445688 — — -.

  • Раздел 2

Поле «Фамилия»:

Если получатель сменил фамилию и не сообщил об этом в налоговую службу, необходимо при подаче в ИФНС прилагать копию паспорта, хотя эта ситуация встречается редко.

Поле «Статус налогоплательщика»:

  1. Налоговые резиденты: 1
  2. Нерезиденты: 2
  3. Специалисты-нерезиденты высокой квалификации: 3

Поле «Гражданство (код страны)»:

Используется по классификации ISO 3166; Российская Федерация – 643

Поле «Код документа, удостоверяющего личность»:

Паспорт – код 21

  • Раздел 3

Таблица доходов колонка «Код дохода», некоторые распространенные коды:

  1. 2000 – доход, выплаченный по трудовому договору;
  2. 2010 – доход, выплаченный по гражданско-правовому договору;
  3. 2012 – отпускные выплаты;
  4. 2300 – суммы, выплаченные по больничному листу;
  5. 4800 – иные выплаты.

Таблица доходов колонка «Коды вычета»:

Важно не перепутать со следующим разделом 4. Вычеты бывают стандартные, социальные, имущественные, профессиональные, инвестиционные и др. В этом разделе указываются профессиональные вычеты и доход, частично освобожденный от уплаты НДФЛ по статье 217 НК РФ.

Сумма вычета не может превышать суммарный доход.

  • Раздел 4

В этом разделе указываются только стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты. В разделе 3 они не указываются.

  • Раздел 5

Чтобы вычислить сумму налога требуется налоговую базу уменьшить на сумму вычетов, от нее посчитать НДФЛ 13%. При представлении справки с признаком 2 пункты 5.4-5.6 не заполняются.

Подпись ставится строго в левом нижнем углу.  Подпись с расшифровкой подписи делаются уполномоченным лицом. Подпись ставится синей ручкой.

blank-2-ndfl

Скачать бланк 2-НДФЛ

Распространенные ошибки

Список распространенных ошибок при заполнении:

  • Неправильное указание признака
  • Неправильное расположение печати
  • Отсутствие подписи с расшифровкой
  • Подпись поставлена не синей ручкой
  • Использование устаревшей формы 2-НДФЛ
  • Неверное указание кода ОКТМО
  • Неверное указание адреса организации для сотрудников обособленных подразделений – ошибаются, указывая адрес головной организации
  • Неверный формат даты (нужно использовать арабскую нумерацию в порядке; день, месяц, год; например, 05.06.2015)
  • Дублирование вычетов в разделах 3 и 4
  • Недостаточный сбор документации для предоставления вычета
  • Несоответствие кода вычета коду дохода
  • Неверное указание статуса налогоплательщика

На эти и другие ошибки стоит обратить внимание при заполнении.

Разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ

2-НДФЛ – справка от конкретного предприятия по сотруднику;

3-НДФЛ – полная декларация о доходах из всех источников.

Можно сказать, 3-НДФЛ включает итоговые суммы 2-НДФЛ, но не ограничивается ими. При обращении в налоговую службу 2-НДФЛ подтверждает соответствующую информацию, предоставленную в 3-НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ выписывается организацией, форма 3-НДФЛ заполняется налогоплательщиком самостоятельно и сдается также самостоятельно.

Две справки имеют разные сроки подачи: 2-НДФЛ по запросу предоставляется когда угодно, декларации предоставляется по срокам в соответствии с причиной подачи (обычно до 30 апреля года, следующего за годом, повлекшим обязательства).

У 2-НДФЛ шире возможности использования. 3-НДФЛ подается в строго закрепленных законом случаях: при операциях с имуществом, при получении доходов из другого государства, при оформлении вычетов. Привлечение налогового агента к ответственности может наступить на основании 3-НДФЛ, по данным 2-НДФЛ налоговый орган наложить ответственность не может.

В заключение нужно снова отметить, что в законодательство России довольно часто вносятся поправки, формы отчетности могут изменяться, в том числе и для 2-НДФЛ. Например, до 2013 года форма 2-НДФЛ была другой, и в ней использовались кода ОКАТО, а не ОКТМО. Нужно всегда внимательно следить за изменением законодательства и консультироваться у специалистов, чтобы не допускать ошибок при заполнении и предоставлении справки 2-НДФЛ.

Мария Агеева

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.

мои статьи прочитали уже больше 20 тысяч человек

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Категории: Налоговое право

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*